Interne Meldestelle nach Hinweisgeberschutzgesetz
Beschwerdeverfahren nach LkSG
Alle privatwirtschaftlichen Unternehmen und öffentlichen Stellen ab 50 Mitarbeitenden müssen ab 2. Juli 2023 eine interne Meldestelle einrichten.
Von wenigen Ausnahmen, insbesondere für Finanzdienstleister, abgesehen, enthält das Gesetz für privatwirtschaftliche Unternehmen mit weniger als 250 Mitarbeitenden eine Übergangsfrist für die Einrichtung einer internen Meldestelle bis zum 17. Dezember 2023.
Die interne Meldestelle muss unabhängig und hinreichend fachkundig sein. Sie prüft, ob ein gemeldeter Verstoß stichhaltig ist und ob die betroffene Organisation weitere Maßnahmen einleiten muss. Sie hält den Kontakt zur hinweisgebenden Person.
Die interne Meldestelle muss einen Meldekanal betreiben, der den gesetzlichen Vorgaben an die Vertraulichkeit und Dokumentation genügt. Sie muss eine vertrauliche Bearbeitung eingehender Hinweise sicherstellen.
Um der rechtlichen Komplexität der zu bearbeitenden Meldungen hinreichend Rechnung zu tragen, sollten im Umgang mit vertraulichen Informationen versierte Experten mit den Aufgaben der internen Meldestelle betraut werden.
Unsere Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte sind es gewohnt mit vertraulichen Informationen umzugehen und als Datenschutzbeauftragte unabhängig zu agieren.
Mit unserem Meldeportal HintPilot bieten wir eine systembasierte Lösung, die alle gesetzlichen Anforderungen an Vertraulichkeit und Dokumentation erfüllt.
Unsere Leistungen
Vertrauenswürdiger Partner mit größtmöglicher Transparenz und Selbstkontrolle des Mandanten
Fallbearbeitung durch individuell ausgewählte Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte
Vertrauliche Entgegennahme von Meldungen und Kommunikation
Sicherstellung gesetzlich erforderlicher Eingangsbestätigung und Rückmeldung
Erste rechtliche Einordnung und frühestmögliche Kommunikation mit dem Mandanten
Ständige und leichte Erreichbarkeit 24/7
Einleitung angemessener Folgemaßnahmen unter größtmöglicher Beteiligung des Mandanten
Individuelle Zusammenarbeit
- Wir übernehmen das Fall-Management
- Wir prüfen die Stichhaltigkeit von Behauptungen und ob ein Tätigwerden für Ihr Unternehmen erforderlich ist
-
Gemeinsam mit Ihnen definieren wir
- individuelle Rollen und Zuständigkeiten innerhalb der internen Meldestelle
- den Informationsfluss bei stichhaltigen Meldungen
- das Verfahren zur Einleitung von Folgemaßnahmen
- die Einbeziehung von internen/externen Experten bei der abschließenden Bewertung von Meldungen
- das Verfahren zur Einbeziehung von staatlichen Stellen und Ermittlungsbehörden
- Individuelle Organisation der Meldestelle möglich
Implementierung des HintPilots
Bereitstellung des Meldekanals in Ihrer CI und mit eigener URL
Für die Integration des Meldekanals sind nahezu keine internen Ressourcen erforderlich
Problemlose Integration in ihr Intranet oder ihre Website
Möglichkeit von anonymen Meldungen
Bei Bedarf Einrichtung eines zusätzlichen telefonischen oder E-Mail-Meldekanals
Individuelle Prüfkataloge zur Fallbearbeitung
Datenschutzrechtlicher Verantwortlicher für den Meldekanal sind wir
Vorteile des HintPilots
- Bestätigung und Dokumentation des Eingangs der Meldung gegenüber der hinweisgebenden Person
- Vertrauliche Kommunikation, Dokumentation und Fallbearbeitung innerhalb des Systems
- Wahrung der Vertraulichkeit der Identität des Hinweisgebers und Dritter, die in der Meldung erwähnt werden
- Dokumentation erforderlicher Einwilligungen
- Hinweisgebersystem als wesentliches Element eines Compliance Management Systems (CMS)
- Löschung nicht relevanter Daten unter Beachtung der gesetzlichen Vorgaben
- Mehrsprachigkeit
Vorteile des HintPilots als systembasierter Meldekanal
| Persönliches Gespräch | Telefon | Post | Systembasierter Meldekanal | |||
|---|---|---|---|---|---|---|
| Anonyme Hinweisabgabe | no | no | yes | yes | yes | |
| Anonyme Kommunikation | no | no | yes | no | yes | |
| Datenschutzkonformität | unknown | unknown | yes | unknown | yes | |
| Umsetzungs-, Lösch- und Berechtigungskonzepte | unknown | unknown | yes | unknown | yes | |
| 24/7 Erreichbarkeit des Meldekanals | no | no | yes | yes | yes | |
| Automatisierung der Schritte | no | no | yes | no | yes | |
| Digitalisierung | no | no | yes | no | yes | |
| Vertraulichkeit | no | no | yes | unknown | yes | |
Übersicht der Funktionen des HintPilots
Isolierte Datenhaltung
Ende-zu-Ende-Verschlüsselung
2-Faktor Authentifizierung
Metadaten Entfernung
Case-Management
Case-Support durch Bearbeitungsschritte
Fristenmanagement
Mehrsprachigkeit (24 Sprachen)
Mehrmandantenfähigkeit für Konzerne und Unternehmensgruppen
Anoyme Meldungen
Anonymer Dialog
Automatische Kommunikation
PDF Export Funktion
Individuelles Branding
Sicherheit des HintPilots
Gewährleistung der Vertraulichkeit durch Ende-zu-Ende Verschlüsselung und Metadaten-Entfernung aus den Dateianhängen
Sicheres ISO-27001 zertifiziertes Hosting und Informationssicherheits-Managementsystems des Anbieters
Hosting der Daten in einem ISO 27001-zertifizierten Rechenzentrum in Deutschland
Regelmäßige positive Auditierung mit umfangreichem Penetrationstest des Systems durch externe Auditoren
Einhaltung von Löschungs- und Berechtigungsvorgaben
Sicherstellung der Integrität der Daten durch Revisionssicherheit
Gewährleistung der Verfügbarkeit der Daten und Informationen durch eine Verfügbarkeit des Systems von 99,9% pro Jahr (vorbehaltlich einer Softwarepflege)
DSGVO-Konformität
Preise
Monatliche Fixkosten
EUR 275,–
zuzüglich gesetzlicher Mehrwertsteuer
Inklusive Bereitstellung eines webbasierten Meldekanals
Inklusive eine Beraterstunde pro Monat für die Bearbeitung von Meldungen
Konditionen optionale Funktionen
Telefonischer Meldekanal
EUR 69,– / Monat zzgl. MwSt.
E-Mail Meldekanal
EUR 39,– / Monat zzgl. MwSt.
Rechtlicher Hintergrund
Pflicht zur Einrichtung einer internen Meldestelle
- Die „Whistleblower-Richtlinie“ (EU/2019/1937) hätte von allen EU-Mitgliedsstaaten zum 17.12.2021 durch Verabschiedung eines nationalen Gesetzes umgesetzt werden müssen.
- Bundestag und Bundesrat haben Anfang Mai 2023 das Hinweisgeberschutzgesetz verabschiedet.
- Alle privatwirtschaftlichen Unternehmen und öffentlichen Stellen ab 50 Mitarbeitenden müssen bis Mitte Juni 2023 eine interne Meldestelle einrichten.
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Von wenigen Ausnahmen, insbesondere für Finanzdienstleister, abgesehen, enthält das Gesetz für privatwirtschaftliche Unternehmen mit weniger als 250 Mitarbeitenden eine Übergangsfrist für die Einrichtung einer internen Meldestelle bis zum 17. Dezember 2023.
- Weitere Informationen siehe hier: Interne Meldestelle gemäß Hinweisgeberschutzgesetz
Beschwerdeverfahren nach LkSG
Vorgehen gemäß abgestimmter Verfahrensordnung
Eingangsbestätigung und vertrauliche Kommunikation mit Beteiligten/Hinweisgebern
Dokumentation von Maßnahmen die das Unternehmen auf Grund von Beschwerden getroffen hat
Einfache Zugänglichkeit für potentielle Beteiligte/Hinweisgeber
Ermöglichung anonymer Beschwerden
Unparteiisches Handeln der verfahrensbeteiligten Personen
Wahrung der Vertraulichkeit der Identität der Beteiligten/Hinweisgeber außerhalb des Beschwerdeverfahrens nach § 8 Abs. 4 LkSG
Option einer gemeinsamen Anlaufstelle für Beschwerden nach LkSG und Meldungen nach HinSchG
Möglichkeit zur Einrichtung eines eigenen Beschwerdekanals mit individuellem Rollen- und Rechtekonzept
Hintergrund – LkSG
- Seit dem 01.01.2023 gilt das LkSG (Gesetz über die unternehmerischen Sorgfaltspflichten in Lieferketten) für Unternehmen mit Hauptsitz in Deutschland, die mehr als 3.000 Arbeitnehmer im Inland beschäftigen
- Ab dem 01.01.2024 gilt das LkSG für Unternehmen, die mehr als 1.000 Arbeitnehmer im Inland beschäftigen
- Nach LkSG haben Unternehmen dafür zu sorgen, dass ein angemessenes Beschwerdeverfahren eingerichtet wird, um auf menschrechtliche umweltbezogene Risiken bzw. die Verletzung entsprechender Pflichten hinzuweisen
Wie können wir Ihnen helfen?
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Scheja & Partner Rechtsanwälte mbB
Adenauerallee 136
53113 Bonn
Tel.: +49 228 227 226-0
Fax: +49 228 227 226-26